Dipartimento
per i Servizi nel Territorio e lo Sviluppo
dell'Istruzione
Nota 30 maggio 2003
Prot. n. 428
Oggetto: Adempimenti di carattere organizzativo e operativo
relativi all'esame di Stato
Con l'approssimarsi dei tempi di
inizio degli esami di Stato conclusivi dei corsi di studio di istruzione
secondaria superiore, si ripropone l'esigenza che le SS.LL. e i Dirigenti
scolastici degli Istituti interessati predispongano, con la sperimentata cura e
tempestività, tutti gli adempimenti di carattere organizzativo e operativo
finalizzati al regolare svolgimento delle operazioni di esame. In tale ottica e
nello spirito della consueta collaborazione, si reputa opportuno richiamare la
particolare attenzione delle SS.LL. sulle incombenze più rilevanti e delicate
delle quali le SS.LL. medesime e i Dirigenti scolastici dovranno farsi carico
per la parte di rispettiva competenza.
Tra esse riguardo particolare
merita la predisposizione e l'adozione delle misure e delle cautele intese a
garantire l'acquisizione, la custodia e la regolare consegna dei plichi
contenenti le tracce della prima e della seconda prova scritta. Si rinvia, in
proposito, alle disposizioni e alle istruzioni impartite con la circolare n.
3252/MR del 12 maggio 2003.
Le SS.LL. non mancheranno poi di
raccomandare ai citati Dirigenti scolastici di utilizzare locali pienamente
idonei allo svolgimento degli esami, procurando che gli stessi, oltre che
praticabili sotto il profilo della sicurezza, dell'agibilità e dell'igiene, si
presentino dignitosi e accoglienti e offrano un'immagine della Scuola decorosa e
consona alla particolare circostanza. Nel caso in cui i locali a disposizione
dovessero risultare insufficienti o inidonei a causa del numero eccessivo di
candidati o per altri fatti e situazioni di carattere straordinario, si dovrà
procedere in tempo utile al reperimento di altri ambienti, anche appartenenti ad
altre istituzioni scolastiche che abbiano i requisiti sopra
indicati.
Per quel che concerne la
sicurezza e l'affidabilità dei locali, i predetti Dirigenti scolastici dovranno
assicurarsi che i relativi accessi siano muniti di serrature e chiavi
perfettamente funzionanti e che ciascuna Commissione possa disporre di un
armadio metallico adatto allo scopo entro cui custodire la documentazione
relativa ai candidati, gli atti, gli elaborati, i registri, gli
stampati.
Nella considerazione, poi, che
occorrerà riprodurre le tracce delle prove scritte in numero di esemplari
adeguato al fabbisogno dei candidati di ciascuna Commissione, i Dirigenti
scolastici disporranno che i locali siano attrezzati con fotocopiatrici
perfettamente funzionanti e dotate di toner e di carta in quantità
sufficiente.
Inoltre, perché le Commissioni
possano attendere nella maniera più agevole ai propri compiti (elaborazione di
verbali e di atti, esame di testi, di documenti, formulazione della terza prova,
correzione degli elaborati e conservazione di atti e fascicoli, ecc.) ed
avvalersi dei sussidi informatici e multimediali predisposti dall'Osservatorio
nazionale per l'esame di Stato, i Dirigenti scolastici consentiranno che le
stesse si servano di computer con relative stampanti, in uso nelle rispettive
scuole.
Per parte loro gli uffici di
segreteria metteranno a disposizione, per le esigenze operative delle
Commissioni, il telefono, il fax, le attrezzature e i mezzi di comunicazione in
dotazione e assicureranno un'attività continua e puntuale di assistenza e di
supporto alle Commissioni, programmando e garantendo la presenza e la
collaborazione di personale amministrativo, tecnico e ausiliario, opportunamente
sensibilizzato all'assolvimento degli specifici, delicati compiti connessi allo
svolgimento delle operazioni di esame.
I Dirigenti scolastici vorranno
invitare i rispettivi uffici di segreteria a preparare, con ragionevole
anticipo, gli atti, i documenti, gli stampati e il materiale di cancelleria
occorrenti alle Commissioni per l'espletamento del loro mandato; a tal fine può
rivelarsi utile il riferimento al modello di "verbale di consegna al Presidente
della commissione di esame dei registri, degli stampati, delle chiavi dei locali
e della documentazione relativa ai candidati interni ed esterni", facente parte
dei modelli di verbali predisposti dalla Direzione Generale degli Ordinamenti
Scolastici e allegati all'Ordinanza n. 35 del 4 aprile
2003.
Si fa presente, con l'occasione,
che tali modelli sono consultabili anche nel sito Internet del Ministero
all'indirizzo http://www.istruzione.it/.
Adempimento irrinunciabile dei
Dirigenti scolastici sarà infine quello di avvertire tempestivamente e in
termini perentori i candidati che è assolutamente vietato nei giorni delle prove
scritte portare a scuola telefoni cellulari di qualsiasi tipo (comprese le
apparecchiature in grado di inviare fotografie e immagini) e che nei confronti
di coloro che fossero sorpresi ad utilizzarlo è prevista, secondo le norme
vigenti in materia di pubblici esami, la esclusione da tutte le
prove.
Tale divieto è inoltre esteso ad
apparecchiature elettroniche portatili di tipo "palmari" o a personal computer
portatili di qualsiasi tipo, in grado di collegarsi all'esterno degli edifici
scolastici tramite collegamenti "wireless", comunemente diffusi nelle scuole, o
alla normale rete telefonica con protocolli UMTS, GPRS o
GSM.
Presidenti e commissari avranno pertanto il compito di
vigilare sul rispetto del summenzionato divieto, al fine di evitare il
verificarsi di episodi incresciosi che, oltre a turbare il sereno svolgimento
delle prove scritte, risulterebbero, come si è visto, gravemente penalizzanti
per gli stessi candidati.
Analoga cura sarà altresì
rivolta alla vigilanza sulle apparecchiature elettronico-telematiche in
dotazione alle scuole, al fine di evitare che durante lo svolgimento delle prove
scritte se ne faccia un uso improprio con collegamenti
all'esterno.
Dovrà essere pertanto
disattivato qualunque collegamento delle scuole con la rete INTERNET e resi
inaccessibili, nel corso delle prove scritte, aule e laboratori di informatica
nonché qualunque tipo di personal computer collegato o collegabile alla
rete.
Inoltre, al fine di garantire il
corretto svolgimento delle prove scritte, la Struttura Informatica del Ministero
vigilerà, in collaborazione con la Polizia delle Comunicazioni, per prevenire
l'utilizzo irregolare della rete INTERNET da parte di qualunque soggetto e l'uso
delle connessioni di telefonia fissa e mobile.
Una particolare raccomandazione
sarà rivolta dalle SS.LL. ai Presidenti di Commissione perché nel giorno
d'esame, in stretta osservanza delle istruzioni ricevute in ordine all'apertura
del bustone contenente i plichi delle prove scritte, procedano ad estrarre
soltanto la busta di prima prova e a riconsegnare integre alle Forze dell'Ordine
quelle di seconda prova. E' appena il caso di sottolineare che ogni infrazione,
sia pure invo-lontaria, configura profili di responsabilità suscettibili di
indagini a vari livelli.
Le SS.LL. vorranno, infine, dare
alle istituzioni scolastiche interessate tutte le indicazioni e le informazioni
atte a garantire i necessari collegamenti con i rispettivi Centri di Servizi
Amministrativi, nonché attivare tutte le iniziative che possano facilitare
solleciti e puntuali raccordi in preparazione e a supporto delle operazioni di
esame.
Tenuto conto dei numerosi e
complessi impegni connessi con lo svolgimento dell'esame di Stato, le SS.LL.,
per tutta la durata delle operazioni di esame, vorranno garantire la più ampia
funzionalità dei citati Centri di Servizi Amministrativi e in particolare, che
durante detto periodo le SS.LL. medesime e i dirigenti dei citati Centri o
funzionari appositamente delegati siano presenti nell'Ufficio e comunque
reperibili anche nelle ore pomeridiane e serali.
IL CAPO
DIPARTIMENTO - Dott. Pasquale
Capo